Groeit uw archief u boven het hoofd?

Het fysieke (statische) archief van bedrijven blijft maar groeien en kelders en andere ruimtes worden “misbruikt” voor dossieropslag met alle risico’s van dien.

Redenen:

• Langere bewaarplicht van documenten door wijziging in regel-en wetgeving;

• Ontbreken van archivering– en vernietigingsbeleid en structuur;

• Onwetendheid binnen bedrijven over regelgeving digitalisering (conversie of substitutie) en opslag;

• Archieven worden als sluitpost gezien.
   

Nadelen die men daarbij ondervindt :

• Documenten worden vaak vermenigvuldigd opgeslagen op diverse afdelingen om te komen tot betere toegankelijkheid;

• Fysieke dossiers dienen vaak te worden meegenomen waardoor documenten niet beschikbaar zijn voor anderen;

• Originelen raken zoek door foutieve terugplaatsing met alle risico’s van dien;

• Klantvriendelijkheid is niet optimaal omdat de juiste documenten niet direct voorhanden zijn;

• Originelen verslechteren door veelvuldig gebruik , kopieën zijn bijna niet meer leesbaar;
  

• Dure m2 kantoorruimte wordt gebruikt voor archieven;
  

• Er is vaak ruimtegebrek voor archiefruimte, waardoor archiefmappen overal verspreid liggen;
  

• Archiefruimten zijn vaak onvoldoende beveiligd tegen calamiteiten als brand en waterschade.

Ontwikkelingen:

Steeds meer ondernemingen zien de voordelen in van digitalisering van de fysieke documentenstromen en migreren naar een digitale werkomgeving. Daarbij worden alle fysieke documenten (bv. inkomende post) dagelijks ingescand , gerouteerd en elektronisch opgeslagen.

Het scannen van oude bestaande archieven wordt vaak als tijdrovend en kostbaar gezien ten opzichte van de voordelen.

Oplossing Scan-In

Scan-In Scanservice speelt daarop in door deze documenten op een eenvoudige wijze te digitaliseren waardoor de investeringen laag zijn , de beschikbaarheid vergroot wordt en de nadelen worden weggenomen.

Tip:

Dikwijls is het raadzaam een groot aantal documenten niet ieder apart te scannen en te indexeren , maar zoveel mogelijk tezamen als één document. De stukken worden bijvoorbeeld onder de verzamelnaam 'inkoopfacturen 2009' als één document elektronisch gescand, gearchiveerd en tekst doorzoekbaar gemaakt voor het terugzoeken. Dat drukt uw conversiekosten en verhoogt de doorlooptijd.
Natuurlijk scannen wij ook naar andere bestandsformaten.

Voor meer informatie kunt u gerust contact met ons opnemen.